Le manque d'organisation constitue une source de stress. Adoptez de bons réflexes et vous gagnerez en efficacité et en temps.
Comment procéder?
Avant de quitter le bureau organisez le plan du lendemain en précisant toutes les activités à entreprendre. Ainsi, lorsque vous reviendrez le matin au bureau, vous ne vous sentirez plus débordé avant de commencer.
Classer vos activités en quatre catégories en fonction de leur priorité et de leur urgence :
1) important et urgent
2) important et non urgent
3) non important et urgent
4) non important et non urgent
Attention à la panique, organisez vous !
important et urgent: si vous mettez la majorité de vos activités dans cette case, sachez que vous êtes sur le fil du rasoir.important et non urgent:si vous mettez la majorité de vos activités dans cette case, vous êtes dans la case idéale. Vous savez anticiper pour faire les choses en leur temps.non important et urgent:si vous mettez la majorité de vos activités dans cette case, posez-vous la question suivante: pourquoi tant de choses peu importantes vous stressent-elles autant?non important et non urgent: si vous mettez la majorité de vos activités dans cette case, réfléchissez à la réorganisation de votre travail.
Mettez-vous des limites, sinon le travail occupera facilement tout votre temps. Fixez-vous des délais, évaluez le juste niveau de qualité à atteindre pour chaque tâche. Avant tout, identifiez votre rythme et votre capacité à travailler afin d'adapter votre emploi du temps. Regroupez les tâches de votre liste en fonction de leur similarité et adoptez des séquences homogènes (exemple : téléphones, courriers, e-mails, ...).
Utilisez les matins plutôt pour des tâches exigeantes requérant toute votre disponibilité et votre réflexion. L'après-midi sera suffisant pour vos téléphones et vos e-mails. A ce propos, consultez vos courriels de préférence trois fois par jour plutôt qu'au moment de leur réception. Repérez où réside l'essentiel de votre activité, de vos objectifs et consacrez-y la majeure partie de votre temps. Car, selon le principe de Pareto, vous passez 80% de votre temps sur l'accessoire et seulement 20% sur l'essentiel. Mais ne vous inquiétez pas, même les moments "non productifs" ont leur signification et leur raison d'être, sociale et cognitive à la fois.
