Un soupçon, une rumeur ou autre " bruit de couloir " n'est en aucun cas un motif valide pour consulter les données de son subordonné. La première étape sera celle de parler à la personne concernée de ce qui est en train de se passer pour qu'elle lui laisse consulter, en sa présence, ses supports. Si la personne refuse, une deuxième étape est mise en place : l'entrée en scène des autorités qui pourront établir un constat professionnel, neutre avec, de surcroît, l'entière confidentialité des données de l'employé.
Le patron doit bien garder en mémoire qu'interroger illégalement (c'est-à-dire sans le consentement de l'intéressé) la base de données de son subalterne risque, en cas de litige, se retourner contre lui : Non seulement les informations récoltées peuvent être considérées comme irrecevables par le tribunal mais l'employé peut attaquer son patron pour violation de sa sphère privée. Cependant, l'employeur peut en tout temps consulter la correspondance professionnelle de la personne soupçonnée.
