Ce dossier a pour but de voir quelle relation est entretenue avant, pendant et après les festivals entre les RH et les bénévoles.
Pour ce faire, quatre manifestations estivales ont été choisies : Le Montreux Jazz, le Paléo, le Rock oz'Arènes et le Caprices festival. Il s'agira également de faire un peu plus connaissances avec ces événements, savoir comment ils sont nés, comment ils se préparent et se gèrent. Il n'est effectivement pas chose aisée que de mettre une structure en place qui coordonne entre 500 et 4000 personnes ! Vous saurez de quelle manière les bénévoles sont encadrés, loger et soignés ! vous serez ainsi en premières loges pour connaître le déroulement d'un festival aussi bien du côté des bénévoles que des organisateurs ;
Dans les festivals susmentionnés, un d'entre eux paie ses " collaborateurs ", qui est-ce ?
Un autre encore offre à ses bénévoles un abonnement de ski d'une journée, de qui s'agit-il ? Pour chacune de ces manifestations, il n'y a qu'un but à atteindre : garder toujours en tête l'ambiance festive qui les caractérisent.
Plongeons dès à présent dans le vif du sujet...
1) LES FESTIVALS CONCERNES
A) SAMUEL BONVIN, co-fondateur et directeur, CAPRICES FESTIVAL, Crans-montana
L'événement s'organise autours de 3 axes principaux : Le " IN " (Chapiteau, Réservoir et Alternative), L'Orangemusic on the top (tremplin destiné aux jeunes et futurs talents suisses) et les scènes gratuites (Swatch get hot et the Village).
Site : www.capricesfestival.ch
B) PHILIPPE VALLAT, secrétaire général de l'Ass. PALEO ARTS & SPECTACLES, Nyon
En 1976, une bande de copains, férus de musique, innove, dans la salle communale de Nyon, le " First Folk Festival ". De 1977 à 1982, il s'appelle Nyon Folk Festival, puis Paléo Folk Festival jusqu'en 1985.Dès 1986, il prend le nom de Paléo Festival Nyon et jouira de la notoriété qu'on lui connaît.
L'organisation du Paléo Festival compte 108 secteurs structurés en 7 groupes.
Deux groupes rassemblent 2000 personnes, soit le 50% du nombre total des bénévoles. Le plus important, le Nourriture et Boissons (1'224) est suivi de la sécurité (890) ; Le secteur qui compte arrive en troisième position est Sécurité / Accès (contrôle des accès internes) avec 166 bénévoles
La manifestation s'organise autour de cinq axes principaux : La grande scène et le Chapiteau (les têtes d'affiche), Le Dôme (cultures et musique du monde), le Club Tent et le Détour (nouveaux talents) et enfin la Ruche (théâtre et humour).
Site : http://www.paleo.ch/
C) FLORINE JEANRENAUD, responsable des bénévoles, ROCK OZ'ARENES, Avenches
Ce festival a débuté en 1992, par une équipe d'amis proches de l'organisation Terre des Hommes ; pendant quelques années, le festival avenchois se profile dans un projet à but humanitaire ; le décor historique donne à l'événement une envergure très singulière : les arènes remplissent de nouveau la fonction pour laquelle elles ont été créées : le spectacle. Le " petit des grands festivals " subit deux métamorphoses importantes. A sa naissance, il est baptisé "Arènes d'Avenches" et l'année suivante "rire et rock". Ce n'est qu'en 1995 que son nom actuel lui est attribué. Le changement d'équipes, de moyens et d'ambitions ont relégué l'aspect humanitaire au second plan.
D)VIVIANE RYCHNER, responsable du staff, MONTREUX JAZZ FESTIVAL, Montreux
Créé en 1967 par Claude Nobs, le Montreux Jazz Festival, en tant que fondation, est devenu au fil des ans un point de ralliement majeur pour les amateurs de musique. Même si elle souffle ses 42 bougies, cette manifestation n'a pas pris une ride, on pourrait même dire qu'elle a gardé sa fraîcheur d'antan. Le jazz constitue la source historique du festival, mais très vite, d'autres styles de musique ont trouvé leur place, avec comme points communs, la qualité et la nouveauté.
Les lieux de production sont plus nombreux mais restent néanmoins divisibles en trois pôles : le Miles Davis Hall et l'Auditorium Stravinski où se produisent les têtes d'affiche ; les lieux de nuit gratuits avec le MDH Club, le Studio 41 et le Montreux Jazz Café; le Petit Palais et le Montreux Palace au sein desquels se tiennent les compétitions et les workshops.Au total, ce ne sont pas moins de 90 groupes payants et 260 concerts gratuits qui se succèdent dans tous ces lieux pour donner au festival 15 jours de musique effrénée.
2) LES ORGANISATEURS DES FESTIVALS
Les organisateurs n'ont qu'à se louer de l'attitude des bénévoles ; ces derniers viennent dans un état d'esprit positif ! Pratiquement aucun vol, déprédation ou autres actes d'incivilité n'est à déclarer. Chaque année, les organisateurs travaillent d'arrache-pied ; Leur travail va se baser sur 3 axes :
B) Définition nouvelle stratégie/budget 
Il faut penser maintenant à la suivante ! Premièrement, choisir un thème pour définir un budget et un plan média. Pour ce faire, de la documentation, des axes et des buts pour le sponsoring vont être mis en place. Il est très important de se rappeler qu'un sponsor n'est jamais gagné d'avance. Il se travaille d'année en année par les relations publiques. Le but premier est celui de décrocher des contrats pour assurer la réédition du festival.
Ce n'est également pas une mince affaire que d'attirer des artistes, discuter le cachet et les positionner dans la grille horaire.
C) Préparation du festival
Le démarchage pour trouver du personnel temporaire (5-6 mois) doit rapidement se réaliser pour une mise en place efficace. Ces personnes devront prendre en charge les dossiers qui arrivent, les sélectionner, leurs attribuer des places et exposer les candidatures aux chefs de file pour qu'ils puissent les choisir. Il existe, comme dans chaque endroit, une black liste comportant les noms des " persona non grata ". Par chance, cette liste est de faible contenance !
Tout cela doit être fini au maximum un mois avant le festival ; il faudra ensuite répondre par la positive ou la négative à tous les postulants. Heureusement, deux facteurs facilitent cette immense tâche : la bonne connaissance du déroulement des opérations et la présence de bénévoles fidèles qui sont néanmoins relancés chaque année.
LE FESTIVAL PEUT, DÈS LORS, COMMENCER !
3) LES BENEVOLES DANS LES FESTIVALS
Les inscriptions se font via le site internet des différents festivals. Chaque bénévole potentiel doit y inscrire ses coordonnées ainsi qu'une photo. Une fois son dossier envoyé, ce dernier vient s'inscrire dans une base de données où il sera traité. Les " anciens " ont la priorité sur les nouveaux arrivants quant au choix des places.
Les responsables sont également des bénévoles formés durant l'année ou déjà expérimentés et donc aptes à prendre le contrôle de leur secteur ; Le recrutement ponctuel de bénévoles professionnels se fait lorsqu'un responsable doit être nommé au niveau de l'infirmerie, de l'électricité ou quelques fois des bars. Le pourcentage de bénévoles retournant travailler bénévolement varient de festival à festival : le Caprices Festival de Crans-Montana, peut compter sur le 50% de son effectif, au Montreux Jazz festival on avoisine le 60%; 70% répondent présents pour le Rock oz'Arènes; la palme revient au Paléo festival avec un cota de 85% de bénévoles qui rempilent !
A) Les réunions
Les bénévoles se retrouvent en tout cas une fois avant le festival pour faire le point de la situation. Il faut expliquer les règles, présenter le staff, savoir à qui l'on s'adresse et pour quoi, etc. Juste avant la manifestation, généralement, le responsable du secteur invite les bénévoles pour une dernière séance. Pour le post festival, le Paléo organise, tous les ans, un repas ou une fête pour les bénévoles et un grand souper est organisé chaque trois ans. le Rock oz'Arènes et le Caprices festival convient les bénévoles pour une activité extérieure et un repas. La palme revient, cette fois, au Montreux Jazz festival prévoit également des activités in situ pour les bénévoles ou des agapes par secteurs (vestiaire, sécurité, chauffeurs...).
Le Montreux Jazz ainsi que le Paléo possèdent un journal interne qui s'appelle pour l'un " le staffnews ", quotidien, et pour l'autre " vivement l'été ", une parution trimestrielle.
B) Le logement :
Le festival de Montreux possède, de part sa situation, une particularité singulière : les personnes doivent s'acquitter, à prix plein, du camping (ou autre endroit choisi); il n'existe pas d'accord avec les hôteliers ou les tenanciers du camping pour le logement des bénévoles.
Au Paléo, l'ambiance festive se poursuit dans les campings réservés au staff où des activités leur sont réservées. L'infrastructure du camping est également à relever puisqu'il possède des douches, casiers, cuisines et autres commodités. Une personne par bénévole peut être introduite dans la zone.
Au Caprices, les abris PC sont à disposition des bénévoles qui peuvent s'y installer ; la fête est de la partie dans la plupart des cas !
Au Rock oz'Arènes la possibilité de loger au camping (gratuitement), chez l'habitant, dans les abris PC ou à l'auberge de jeunesse avec des prix avantageux!
C) Les avantages :
Chaque festival offre, à ses bénévoles, des avantages plus ou moins similaires :
Badge pour accès à tous les concerts, t-shirt, bon boisson et/ou nourriture, un local réservé au staff où l'on trouve des boissons ou du catering. En ce qui concerne les heures de travail, tous tournent entre 6 et 8 heures par jour ; la surveillance relative à l'alcool est également de mise afin d'éviter les débordements. Pour cela, une campagne de prévention est mise en place lors de la première rencontre.
D) Quelques différences
On notera cependant certaines différences entre festival dans les avantages donnés aux bénévoles :
Le Montreux Jazz paie ! Ce ne sont pas de "vrais" bénévoles puisqu'ils bénéficient d'un défraiement variant de CHF 15.- à 75.- par jour. Des masseurs professionnels se tiennent à disposition du staff pour un massage d'une ½ heure au prix de CHF 6.- seulement. Au mois de décembre, chacune des 1200 personnes reçoit une lettre et un cadeau en guise de remerciement.
Le Paléo possède, à midi, un catering réservé au staff. La nourriture est préparée par des cuisiniers professionnels. Un autre avantage non négligeable est l'accès à un ordinateur avec le net à disposition.
Le Caprices festival offre un abonnement de ski journalier pour profiter pleinement des pistes de Crans-Montana. Le responsable d'équipe peut choisir, pour dormir, entre la pension ou un hôtel ** que le festival paie.
Le Rock'oz arènes permet aux " anciens " de voir les postes, sur le site, en avant-première. Pendant le festival, un catering est également mis en place.
4) CONCLUSION
Les bénévoles que j'ai interrogés sur cinq questions précises à savoir : comment avez-vous été reçus, comment était l'organisation, quels "avantages" avez-vous, y avait-il une réunion avant, pendant, après la manif, êtes vous satisfait dans l'ensemble?, ont tous été très satisfaits de leur expérience
Chaque festival diffère de par son lieu : la neige, la ville, le lieu historique ou la "Campagne". Il n'en est pas deux pareils mais une chose est sûre : chacun d'entre eux peut être épinglé sous l'étiquette : fête et bonne humeur ! La réussite est complète que lorsque les deux parties, bénévoles et responsables sont sur la même longueur d'ondes.
Heureuse conclusion : les bénévoles répondent toujours présents en cas de sollicitation ! Même si les paramètres et les difficultés de réalisations ou de mises en place sont importants, l'ambiance festive et les avantages offerts sont les moteurs primordiaux de l'enthousiasme et de la mobilisation du personnel !
" qu'est-ce qu'on attend pour être heureux, qu'est-ce qu'on attend pour faire la fête ? "
Et bien tout simplement...: "la prochaine édition" !
Raphael Sola
